Ce format est une variante de World Café adapté specifiquement pour produire une liste d'action à mener facilitant une mise en oeuvre concrète.
Le principe général du World Café est d'inviter des participants à contribuer à plusieurs sujets en sous groupes. Dans un cadre qui se veut convivial, plusieurs tables sont disposées, avec pour chaque table un sujet/thème à traiter.
Autour de chaque table, des petits groupes de participants réfléchissent à un sujet pour un temps limité généralement de 15 à 30 minutes et laisse des notes (sur post-it et/ou sur une nappe) avant de passer à une autre table, pour completer les contributions des premières personnes.
Le World Café est un format puissant de reflexion collective, mais trop souvent il produit une liste d'idées qui ne sont pas assez actionnables pour être facilement mises en oeuvre.
La ou les questions abordées lors des conversations du Café sont essentielles au succès de l’événement.
Le format Action World-Cafe s'appui sur la méthode traditionnelle du World Café mais formalise la question posée de manière obtenir des réponses sous forme d'actions à mettre en oeuvre.
Avant de démarrer un Action World Café, il est important de connaitre la méthode du World Café traditionnelle. Cette méthode a été décrite ici:
Voir en complément ici:
Afin de co-créer une liste des actions à mener, il est d'abord important d'avoir eu un temps d'information ou d'échange pour avoir une vision partagée du projet et des problématiques à résoudre.
Mettre des tables en ilot avec de l'espace pour pouvoir circuler entre.
Sur chaque table des thèmes ou pistes d'actions sont affichées par post it. Il peut y avoir 3-4 tables selon le nombre de participants.
Autour de chaque table des chaises sont disposées pour accueillir 4-5 participants (il est possible d'avoir plus de personnes par table, mais dans ce cas la présence d'un animateur est souhaitable pour favoriser la circulation de la parole et l'échange).
Des post-it vierges et des marqueurs sont mis à disposition.
Du café ou tout ingrédient favorisant la convivialité peuvent être ajoutés.
Donner la consigne suivante et l'afficher par écrit au mur ou sur les tables pour qu'elle reste visible par tous à tout moment:
- Lister les actions importantes à mettre en oeuvre dans le cadre du projet
- Lister une action par post-it
- Ecrire de manière lisible et compréhensible pour que le post it puisse être relu par d'autres
- Formuler l'action sous forme de verbe ("augmenter, diminuer, demarrer, sensibiliser, ...)
- Utiliser les contraintes comme des opportunités: si quelque chose est bloquant ou difficile comme puis je me debrouiller pour l'utiliser à mon avantage ?
- L'action doit être au niveau de l'eau (pas trop vaste, pas trop détaillée) par exemple: Dans le thème préserver l'environnement, "Sauver la planète" est au niveau du ciel, "Eteindre la lumière" au fond de l'eau et "Faire de petits gestes au quotidien" est au niveau de l'eau.
Pour chaque thème les participants ont 15 minutes pour négocier des propositions et sont prévenus 5 min avant la fin du temps.
Au bout de 15 minutes, un signal sonore retentit et les participants sont invités à changer de tables, mais sans être avec exactement les mêmes personnes.
Sur les tables contenant déja des prospotions, les participants sont d'abord invités à consulter les propositions fait par le groupe précédent avant de compléter.
Au bout de trois tours, chacun a pu apporter des idées sur chaque thème.
A la fin du temps les participants sont invités à présenter les actions listées aux autres.
Pour faciliter la mise en oeuvre des actions, il peut etre utile d'utiliser un outil de priorisation:
- matrice impact/effort
- baromètre des taches (importance/urgence)
- vote à points / vote par gomettes
- matrice Qui/Quoi/Quand
Adapté à partir du World Café par David Delon et Lilian Ricaud
Méthodes World café: